在管理会议服务的成本时，可以考虑以下几点：
明确目标和预算： 在组织会议之前，需明确会议的目标和预算，这样可以帮助确定合理的成本范围，并避免不必要的开支。
精简会议规模： 可以通过精简与会人员的数量和会议时长来降低成本。只邀请必要的人员参会，合理安排会议时间，避免浪费。
选择经济实惠的会议场地： 可以选择价格适中的会议场地，避免过度奢华的选择，同时要注意场地的交通便利性和设施设备的完善程度。
合理安排用餐和茶歇： 可以选择合适的用餐方式和食材，避免奢侈浪费；在茶歇时提供适量的饮食，避免剩余浪费。
议程设计和会务支持： 设计合理的议程，避免会议拖沓和无效讨论；合理安排会务支持人员，提高会议效率，减少时间浪费。
利用现代科技： 可以利用视频会议等现代科技工具替代部分实地会议，降低会议成本。
谈判供应商合同： 在选择会议服务供应商时，可以进行合同谈判，争取更优惠的价格和服务，降低整体成本。
例如，某公司在组织年度策划会时，明确了会议的目标和预算，精简了与会人员数量，选择了价格适中且交通便利的会议场地，合理安排了用餐和茶歇，设计了紧凑的议程，并利用视频会议工具让部分员工远程参会，最终成功控制了会议服务的成本。